Dématérialisation des documents : sécurisez, organisez et optimisez vos données

Dématérialisation des documents de transport et logistique

Digitalisez vos CMR, lettres de voiture, bons de livraison, factures etc. en temps réel

Le secteur du transport et de la logistique est l’un des plus documentés au monde : lettres de voiture (CMR), bons de livraison, ordres de mission, factures ou documents douaniers rythment chaque trajet. Or, chaque perte de document ou délai d’envoi peut engendrer un retard client, un litige voire une pénalité.

La dématérialisation de documents transport transforme ces contraintes en leviers de performance. Nexo accompagne transporteurs, logisticiens et distributeurs dans la digitalisation de leurs flux documentaires : capture, stockage, gestion, annotation, versioning, partage et suivi. Nos solutions certifiées vous garantissent traçabilité, conformité et fluidité, tout en réduisant les coûts de traitement et les risques d’erreur.

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Dématérialisation des documents de transport et logistique

Les enjeux du secteur transport et logistique en matière de gestion documentaire

Chaque jour, vous manipulez une multitude de documents : bons de livraison, CMR, preuves de dépôt, rapports de tournées, ordres de transport… La multiplication des formats, acteurs et contraintes réglementaires complexifie la gestion documentaire.

Volumes massifs de documents quotidiens

Volumes massifs de documents quotidiens

Rapprochement documentaire complexe

Rapprochement documentaire complexe

Formats multiples : papier chauffeur, scans, emails, EDI

Formats multiples : papier chauffeur, scans, emails, EDI

Délais de réponse clients très courts (preuve de livraison < 24 h)

Délais de réponse clients très courts (preuve de livraison < 24 h)

Litiges fréquents (marchandises et colis endommagés, retards)

Litiges fréquents (marchandises et colis endommagés, retards)

Réglementations strictes : CMR, ADR, douanes, eFTI

Réglementations strictes : CMR, ADR, douanes, eFTI

Infographie

Réglementations clés du secteur du transport

eCMR : lettre de voiture électronique, reconnue par le cadre légal européen.

RGPD : protection des données personnelles (chauffeurs, clients).

Archivage à valeur probante : respect des normes fiscales et du Code du commerce.

Les défis pour les métiers du transport

Assurer la traçabilité et la disponibilité des documents.

Fluidifier les échanges inter-systèmes.

Garantir la conformité légale de chaque échange numérique (piste d’audit fiable).

Nos solutions pour les entreprises de transport et logistique

Traitement intelligent des documents de transport

Dans un secteur où 90 % des données restent non structurées, Nexo déploie une solution IDP basée sur l'IA pour automatiser l'ensemble de votre chaîne documentaire. Factures, CMR, bons de livraison, ordres de transport, rapports d'expédition, justificatifs douaniers : notre solution sépare, classe et extrait vos données avec une précision supérieure à 95%, quel que soit le type ou le format source de vos documents.

Un processus 100 % sécurisé et conforme :

Multiples types de documents : Chaque document (facture, CMR, bon de livraison...) nécessite un traitement spécifique

Documents dégradés : Papiers froissés, tachés, écritures manuscrites ou données complexes

Saisie manuelle coûteuse : Interventions chronophages et génératrices d'erreurs

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Découvrez notre solution de numérisation
Notre approche

Notre approche

  • OCR : Conversion de vos documents en texte exploitable par l'IA.
  • Préparation : Séparation automatique des lots en documents individuels et suppression des zones non pertinentes.
  • Classification : Identification du type de document pour déterminer les données à extraire.
  • Extraction de données : Capture des informations clés, y compris l'écriture manuscrite sur documents abîmés.
  • Archivage sécurisé : Stockage centralisé et numérisation des archives garantissant un accès rapide et fiable à vos documents.
Bénéfices métier

Bénéfices métier

  • Augmentation de la productivité : Automatisation dès la réception des documents pour éliminer les tâches manuelles.
  • Amélioration de la précision : Plus de 95% de précision, même sur documents manuscrits ou abîmés.
  • Évolutivité : S'intègre à tous vos outils métier existants
  • Optimisation de la trésorerie : Facturation et recouvrement accélérés grâce au traitement instantané.

GED certifiée : archivage électronique et traçabilité logistique

Centralisez et sécurisez vos documents de transport dans notre GED (gestion électronique des documents) certifiée. Notre solution garantit un archivage numérique à valeur probante conforme au RGPD et au Code du commerce.

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Digitalisez vos documents logistiques
Détails de notre solution GED :

Détails de notre solution GED :

  • Archivage sécurisé et certifié (ISO 27001, NF Z42-013, HDS).
  • Indexation automatique et recherche instantanée.
  • Conservation légale des documents (10 ans minimum).
Bénéfices pour le secteur du transport :

Bénéfices pour le secteur du transport :

  • Réduction drastique des coûts d’archivage.
  • Accès instantané aux justificatifs en cas d’audit ou de contrôle.
  • Réactivité accrue du service client et de la facturation
  • Réduction significative des litiges et des pénalités associées

GED certifiée : intégration et automatisation documentaire

Notre GED permet une intégration flexible. En effet, nos connecteurs natifs s’intègrent directement à vos outils métiers : TMS, WMS, ERP et CRM (plus de 500 applications d’entreprise).

Libérez le potentiel de votre patrimoine documentaire
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Découvrez notre GED certifiée
Fonctionnalités de notre solution :

Fonctionnalités de notre solution :

  • Liaison automatique de document avec les commandes de transport.
  • Accès 24/7 à l’information (ex preuves de livraison)
  • Processus de validation automatisés
  • E-formulaires adaptés à vos cas d’usage
  • Archivage sécurisé et automatique (10 ans dans votre secteur).
Bénéfices métier :

Bénéfices métier :

  • Accessibilité à l’information en temps réel
  • Processus de validation automatique (exploitation, comptabilité).
  • Automatisation complète des flux documentaires.
  • Réduction des erreurs humaines.
  • Traçabilité totale pour les clients, les partenaires et vos audits

Cas d’usage et types d’organisations

Transporteurs routiers (messagerie, lots, express)

Leurs défis

Leurs défis

  • Fluidifier la gestion des lettres de voiture et bons de livraison
  • Limiter les pertes de documents et les délais de traitement
  • Volumes CMR quotidiens élevés, chauffeurs multiples, clients exigeants
Notre solution Nexo

Notre solution Nexo

  • App mobile (chauffeurs)
  • GED centralisée et intégrée à vos applications métier
  • Processus automatisés
Les bénéfices estimés

Les bénéfices estimés

  • Mise en conformité
  • Gain de productivité (temps recherche, rapprochement documentaire, processus automatisés)
  • Réduction significative des litiges (preuve immédiate)
  • Amélioration de la satisfaction client

Entreprises logistiques et entrepôts

Leurs défis

Leurs défis

  • Bons de réception/expédition, multi-clients, systèmes applicatifs hétérogènes.
  • Mise en conformité des documents avec réglementation internationale (RGPD)
Notre solution Nexo

Notre solution Nexo

  • GED intégrée au WMS/TMS
  • Archivage automatique des bons
Les bénéfices estimés

Les bénéfices estimés

  • Mise en conformité (Archivage 10 ans sécurisé, traçabilité douanière garantie, preuves valides pour audits et contrôles)
  • Automatisation des saisies
  • Traçabilité totale
  • Réduction des erreurs
  • Rapprochement automatique des documents

Vos questions sur la dématérialisation des documents de transport et logistique

Les CMR dématérialisés ont-ils la même valeur légale que les CMR papier ?

Comment les chauffeurs capturent-ils les documents sur le terrain ?

Les clients peuvent-ils accéder directement à leurs preuves de livraison ?

La GED peut-elle s’intégrer à notre TMS ou ERP transport ?

Quelle est la durée légale de conservation des CMR et documents de transport ?

Que se passe-t-il en cas de contrôle ou de litige client ?