Gestion électronique des documents (GED)

Simplifiez la gestion de vos documents et automatisez vos processus métier avec notre solution de GED certifiée.

La Gestion Électronique des Documents (GED) centralise, sécurise et automatise votre patrimoine documentaire d'entreprise. Finis silos d’information (papier, e-mails, serveurs de fichiers, ERP, etc.). Vos informations sont accessibles instantanément, dans un environnement conforme au RGPD et aux exigences de traçabilité. En tant que partenaire intégrateur DocuWare, Nexo accompagne les organisations publiques et privées dans la dématérialisation des documents et leur transition vers une gestion documentaire fluide, fiable et conforme.

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Gestion électronique des documents (GED)

Pourquoi adopter une gestion électronique des documents ?

La GED permet de centraliser et structurer l’ensemble de vos documents dans un espace unique, accessible en tout lieu, tout moment et sur tout support.

Elle transforme vos flux documentaires en informations exploitables et sécurisées, libérant vos équipes des tâches administratives chronophages.

Dans un contexte où les entreprises gèrent des volumes documentaires croissants souvent déstructurés et provenant de sources hétérogènes, la gestion électronique des documents devient un levier stratégique de performance opérationnelle.

Elle répond aux enjeux de conformité réglementaire, de sécurité des données, de productivité et d'efficacité collaborative.

Centralisation et accessibilité instantanée

Tous vos documents centralisés dans un référentiel unique. Recherche full-text ou par index, et accès instantané depuis n'importe quel terminal, au bureau ou en mobilité.

Sécurité et confidentialité des données sensibles

Chiffrement, gestion granulaire des droits d'accès et des rôles, traçabilité complète des actions. Vos documents sensibles sont protégés selon les standards les plus exigeants.

Conformité RGPD et archivage certifié

Archivage à valeur probante conforme NF 203, horodatage, piste d'audit, certification RGPD NF 552. Répondez sereinement aux exigences légales et réglementaires.

Productivité accrue grâce à l’automatisation des flux

Workflows intelligents, validation automatisée, intégration à vos applications métiers, routage documentaire Réduisez les délais de traitement et éliminez les tâches manuelles répétitives.

Notre solution de gestion électronique documentaire DocuWare

Centralisation et indexation des documents

Avec DocuWare, tous vos documents (factures, contrats, dossiers RH, projets, bons de commande, attestations etc.) sont centralisés dans un espace unique et intelligent. La solution capture automatiquement et intelligemment les métadonnées et indexe chaque document selon vos critères métier.

La recherche full-text et par index permettent de retrouver n'importe quel fichier instantanément.

Terminé les structures de classement confuses qui entraînent des recherches fastidieuses : en un clic vous accédez au document recherché.

Avec nos méthodes d'intégration flexibles avec plus de 500 applications métier notre GED s'intègre à 360° dans l'entreprise.

Résultat : un flux d'information continu et une colonne vertébrale documentaire.

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Workflow et automatisation

Workflow et automatisation

La gestion électronique des documents DocuWare automatise vos processus documentaires de bout en bout : validation de factures, signatures électroniques, circuits RH, approbations clients, demandes d'achats. Les bons documents arrivent aux bonnes personnes au bon moment, selon vos règles métiers.

Les workflows intelligents éliminent les goulots d’étranglement, les oublis et les retards. Chaque étape est tracée, chaque action est horodatée. Vous disposez d'une visibilité totale sur l'avancement de vos processus documentaires.

  • Routage automatique selon des règles métier que nous configurons selon vos exigences et prérequis
  • Notifications et alertes pour les échéances
  • Validations multi-niveaux avec rôle de délégation et de substitution
  • Signature électronique intégrée

L'atout DocuWare :

notre GED propose une granularité fine des workflows pour s'adapter à vos processus métiers, même les plus complexes.

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Archivage et sécurité

Archivage et sécurité

Notre solution DocuWare est la seule en France à combiner la certification NF 203 (coffre-fort numérique) et la certification NF 552 (RGPD).

Les documents sont archivés nativement dans un coffre-fort numérique, avec sauvegarde et traçabilité complète de toutes les opérations.

DocuWare garantit la sécurité et l'intégrité de vos données selon les normes ISO 27001, ISO 9001.

Chaque document est horodaté, chaque consultation est tracée, chaque modification est enregistrée dans une piste d'audit fiable et inaltérable. Cette traçabilité exhaustive vous protège juridiquement et facilite vos audits internes et externes.

  • Archivage à valeur probante certifié NF 203
  • Chiffrement des données en transit et au repos
  • Gestion des droits d'accès et des rôles
  • Versioning automatique
  • Piste d'audit complète
  • Plan de reprise d'activité et sauvegarde automatique et systématique
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Comment fonctionne notre solution GED ?

L’intégration d’une solution GED performante suit un processus simple, sécurisé et entièrement accompagné par nos experts.

Étape 1

Audit et conception

  • Cartographie de votre patrimoine documentaire, identification des flux critiques, analyse des processus actuels et définition des objectifs de performance.
  • Ateliers métiers et définition des spécifications fonctionnelles

Étape 2

Configuration du projet

  • Paramétrage de la structure documentaire, configuration des index et métadonnées, reprise éventuelle de l'existant avec numérisation d’archives professionnelles.
  • Création des profils utilisateurs, gestion des droits d'accès granulaires, formation des équipes et accompagnement au changement
  • Modélisation de vos processus cibles, configuration des circuits de validation, paramétrage des règles métier et des notifications automatiques

Étape 3

Recette et Déploiement

Étape 4

Formation utilisateurs et transfert de compétences

La solution de gestion électronique documentaire certifiée par métier

Chaque secteur d'activité et métier possède ses propres enjeux documentaires. DocuWare s'adapte à vos spécificités pour vous apporter des réponses concrètes et immédiatement opérationnelles.

Comptabilité et Finance

Boostez la rapidité et la transparence de votre comptabilité grâce à la dématérialisation des documents comptables. De la réception des factures à leur règlement, en passant par les clôtures et les audits, le logiciel de gestion électronique des documents soutient vos équipes avec des informations fiables, des processus ciblés et une collaboration fluide.

Défis

Défis

  • Tâches routinières chronophages
  • Manque de transparence des processus
  • Risques de non-conformité
  • Coûts élevés
  • Gestion de la piste d'audit fiable
Bénéfices de la solution

Bénéfices de la solution

  • Automatisation du traitement des factures fournisseurs et clients
  • Rapprochement automatique factures / bons de commande
  • Workflow de validation multi-niveaux personnalisable
  • Intégration native avec vos outils comptables (SAP, Sage, Cegid)
  • Préparation simplifiée des clôtures et audits
  • Réduction des délais de paiement et optimisation de la trésorerie
Media

Transport et Logistique

Digitalisez vos processus opérationnels : bons de livraison, ordres de mission, bordereaux de transport. Réduisez les délais et gagnez en traçabilité pour vos clients et partenaires.

Défis

Défis

  • Flux documentaire dense et hétérogène
  • Processus manuels
  • Risques de non-conformité
  • Traçabilité et accès à l'information
  • Coûts élevés
Bénéfices de la solution GED

Bénéfices de la solution GED

  • Dématérialisation des documents de transport : bons de livraison et CMR
  • Traçabilité complète des expéditions et réceptions
  • Archivage automatique des documents de transport
  • Signature électronique des bons de livraison
  • Accès mobile pour les chauffeurs et opérateurs terrain
  • Intégration avec vos TMS et outils logistiques
Media

DocuWare : une solution adaptée à tous vos processus

  • Processus financiers : Réforme Factures Electroniques, rapprochement documentaire (piste d’audit fiable), demande d’achat, intégration ERP
  • Processus logistiques : CMR, lettre de voiture, contrats de sous-traitance, bons de livraison, documents d’affrètement, factures fournisseurs, intégration TMS
  • Processus RH : Dossiers du personnel, contrats, envoi des bulletins de paie, intégration collaborateurs, intégration SIRH
  • Processus commerciaux : Contrats clients, devis, commandes, SAV, intégration CRM
  • Processus juridiques : Contrats, accords, contentieux, propriété intellectuelle, intégration application métier
  • Processus qualité : Procédures, gestion des conformités, gestion des audits, pilotage des processus et de la documentation, intégration application métier

Pourquoi choisir Nexo pour la GED ?

Sécurité et conformité

Sécurité et conformité

Nos solutions DocuWare respectent les exigences RGPD, ISO 27001, NF et NF .

Expertise et flexibilité

Expertise et flexibilité

Grâce à notre expérience de plus de 8 ans en GED et dématérialisation, nous adaptons chaque projet aux besoins réels de nos clients, qu’ils soient PME, collectivités ou grands groupes.

Productivité et organisation

Productivité et organisation

En fluidifiant les processus documentaires, la GED permet un gain de temps significatif et une meilleure collaboration entre équipes pour des résultats mesurables.

DocuWare, la référence certifiée pour vos processus métiers

DocuWare, la référence certifiée pour vos processus métiers

DocuWare est reconnu mondialement depuis plus de 30 ans pour sa fiabilité, son innovation, sa sécurité des données et sa capacité d'intégration dans les environnements métier.

La solution est déployée auprès de plus de 12 000 entreprises dans 100 pays, couvrant tous les secteurs d'activité et taille d’organisation.

En choisissant Nexo, vous bénéficiez d'un partenaire intégrateur expert, capable de paramétrer votre solution DocuWare selon vos besoins métiers et vos contraintes réglementaires. Notre approche combine expertise technique, connaissance métier et accompagnement au changement pour garantir le succès de votre projet.

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La facture électronique avec DocuWare : anticipez la réforme 2026 en toute conformité

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À partir de septembre 2026, la facture électronique devient une obligation légale pour toutes les entreprises françaises. Cette évolution majeure vise à simplifier la gestion administrative, renforcer la lutte contre la fraude à la TVA et fluidifier les échanges interentreprises (B2B).

En tant que partenaire intégrateur agréé DocuWare, Nexo vous accompagne pour automatiser et sécuriser cette transition. Grâce à la solution DocuWare PDP/PA (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), vous êtes conformes, prêts et performants avant même l'échéance.

Comprendre la réforme de la facture électronique

Les points clés de la réforme :

  • Obligation de réception : Septembre 2026 pour toutes les entreprises
  • Obligation d'émission : Déploiement progressif selon la taille d'entreprise (2026-2027)
  • Réception et émission via plateforme agréée
  • Réduction des coûts administratifs : Automatisation du traitement et du contrôle
  • Automatisation du reporting fiscal : Transmission automatique des données à l'administration

DocuWare, solution certifiée par la DGFiP

DocuWare fait partie des solutions agréées "Plateforme de Dématérialisation Partenaire" (PDP) par l'administration fiscale. Cela signifie que votre entreprise peut émettre, recevoir, transmettre et archiver toutes ses factures électroniques en toute conformité, directement depuis votre espace GED.

Les avantages de DocuWare PDP :

Intégration native de l’ensemble de vos processus financier dans DocuWare pour un traitement fluide et traçable :

  • Gestion des flux de validation + Intégration avec l’ERP
  • Référentiel clients / fournisseurs
  • Archivage NF203 ( BL – BDC )
  • Automatisation & Intelligence contrats / BL / BDC / autres
  • Suivi en temps réel du statut de vos factures (émise, reçue, payée, rejetée)

Libérez votre potentiel documentaire

Simplifiez, sécurisez et optimisez la gestion de vos documents et gagnez en productivité dès aujourd’hui.

Nos experts GED vous accompagnent dans votre projet d’intégration de votre solution DocuWare.

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Vos questions sur la Gestion Électronique de Documents (GED) DocuWare

Qu’est-ce qu’une GED et à quoi sert-elle concrètement en entreprise ?

Une GED (Gestion Électronique de Documents) permet de centraliser, organiser, sécuriser et retrouver tous vos documents numériques depuis un espace unique. Factures, contrats, dossiers RH, documents clients ou fournisseurs : tout est indexé, classé automatiquement et accessible en quelques secondes.

Concrètement, une GED DocuWare vous permet de :

  • Réduire le temps de recherche de documents (jusqu’à -80 %)
  • Sécuriser l’accès aux informations sensibles
  • Fluidifier les processus internes (validation, signature, archivage)
  • Gagner en conformité réglementaire (RGPD, audit, contrôle)

La GED transforme vos documents en un véritable outil de pilotage opérationnel.

En quoi DocuWare se différencie des autres solutions de GED ?

DocuWare est l’une des solutions GED leaders du marché, reconnue pour sa robustesse, sa simplicité d’usage et sa capacité d’automatisation.

Ses principaux atouts :

  • Automatisation intelligente des workflows (factures, RH, contrats)
  • Indexation automatique des documents (OCR & IA – IDP DocuWare)
  • Interface intuitive, accessible sans expertise technique
  • Sécurité avancée (droits d’accès, traçabilité, chiffrement)
  • Hébergement Cloud ou On-Premise selon vos contraintes

En tant qu’intégrateur certifié DocuWare, Nexo adapte la solution à vos usages métiers, et non l’inverse.

La GED DocuWare est-elle conforme au RGPD ?

Oui, DocuWare est pleinement conforme au RGPD, à condition d’être correctement paramétrée ce que nous faisons systématiquement.

La solution permet notamment :

  • Une gestion fine des droits d’accès par utilisateur ou rôle
  • La traçabilité complète des accès et actions (piste d’audit)
  • La définition de durées de conservation automatique
  • La suppression ou destruction sécurisée des documents arrivés à échéance
  • L’hébergement des données dans des data centers certifiés HDS

Peut-on automatiser des processus métier avec une GED ?

Oui, et c’est l’un des principaux bénéfices de DocuWare.

Exemples de processus automatisés :

  • Validation des factures fournisseurs (circuit d’approbation)
  • Signature électronique de contrats
  • Classement automatique des dossiers RH
  • Notifications et rappels (documents manquants, échéances)
  • Archivage et mise à disposition sécurisée des documents

Résultat : moins de tâches manuelles, moins d’erreurs, des délais raccourcis et une meilleure traçabilité.

DocuWare s’intègre-t-il avec nos outils existants ?

Oui. DocuWare s’intègre nativement avec de nombreux logiciels métiers et ERP du marché.

Intégrations courantes :

  • Comptabilité / finance : Sage, Cegid, SAP
  • RH : SIRH du marché
  • Bureautique : Microsoft 365, Outlook, SharePoint
  • ERP & CRM : via API ou connecteurs dédiés

Notre rôle d’intégrateur est de garantir une interopérabilité fluide, sans rupture dans vos habitudes de travail.

Comment se déroule un projet de mise en place d’une GED DocuWare ?

Un projet GED réussi repose sur un accompagnement structuré. Chez Nexo, nous procédons en 5 étapes :

  • Audit documentaire : analyse de vos flux, volumes et enjeux
  • Cadrage fonctionnel : définition des usages et priorités métiers
  • Paramétrage DocuWare : indexation, workflows, droits d’accès
  • Intégration & tests : connexion aux outils existants
  • Formation & accompagnement : prise en main rapide des équipes

Objectif : une GED opérationnelle rapidement, adoptée par les utilisateurs et créatrice de valeur dès les premières semaines.