Numérisation d’archives

Transformez vos archives physiques en un patrimoine numérique accessible, sécurisé et conforme aux exigences réglementaires.

Nexo vous accompagne dans la dématérialisation de vos archives, la numérisation, l’indexation et la gestion électronique, pour en faire une ressource vivante et exploitable au quotidien.

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Numérisation d’archives

Pourquoi numériser vos archives ?

Les archives papier sont souvent lourdes à gérer : volumineuses, coûteuses à stocker et difficiles à exploiter. En les numérisant, vous libérez de l’espace, sécurisez vos informations et facilitez l’accès à vos données stratégiques.

Nexo ne numérise pas seulement vos documents : nous les indexons, les structurons et les enrichissons pour une exploitation optimale de votre information

Réduction de l’espace et des coûts

Moins d’armoires, moins de surface, moins de frais logistiques. La numérisation permet de réduire jusqu’à 80% vos besoins en stockage physique.

Accès rapide et sécurisé

Grâce à une indexation intelligente, retrouvez n’importe quelle archive en quelques secondes, depuis votre poste ou en mobilité.

Sécurisation et pérennisation

Protégez vos archives contre les risques physiques et garantissez leur pérennité grâce à un archivage numérique sécurisé et traçable.

Conformité et traçabilité

Chaque étape du processus respecte le RGPD et les normes de conservation électronique (NF 461, ISO 27001).

La numérisation pour archiviste, documentaliste ou service public

Que vous soyez archiviste, documentaliste ou responsable de la gestion administrative, la numérisation est un levier puissant de préservation et de valorisation du patrimoine documentaire.

Pour les collectivités, administrations et entreprises publiques, Nexo applique des protocoles spécifiques :

  • Manutention sécurisée et conditionnement adapté des archives sensibles.
  • Conservation du classement d’origine pour garantir la continuité du fonds.
  • Méta-indexation adaptée aux exigences des services d’archives (EAD, Dublin Core, etc.).

Nos solutions de numérisation d’archives

Numérisation haute qualité

Numérisation haute qualité

De l’archive courante à la collection patrimoniale, nos équipements garantissent un rendu fidèle et exploitable :

  • Scanners à plat, rotatifs ou à capture optique pour formats A6 à A0
  • Numérisation couleur, N&B, OCR et reconnaissance de texte
  • Indexation automatique (mots-clés, dates, catégories)
  • Traitement d’image : redressement, nettoyage, métadonnées

Différenciation Nexo : nous combinons technologie haute résolution et rigueur archivistique pour garantir fidélité, lisibilité et intégrité juridique des documents.

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Gestion électronique documentaire (GED)

Gestion électronique documentaire (GED)

Centralisez, classez et accédez à tous vos documents via notre solution GED DocuWare.

  • Classement automatique des fichiers
  • Moteur de recherche intelligent
  • Workflow de validation et d’accès restreint
  • Historique complet des consultations

Là où d'autres s'arrêtent à la numérisation, Nexo est capable d'aller plus loin : partenaire agréé de la solution de gestion électronique des documents DocuWare, nous intégrons directement vos documents pour une GED 100% clé en main.

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Archivage sécurisé et sauvegarde

Archivage sécurisé et sauvegarde

Une fois numérisées, vos archives sont stockées de manière sécurisée, dans des environnements conformes RGPD et ISO 27001.

  • Hébergement sur serveurs français certifiés
  • Sauvegarde automatique multi-site
  • Plan de reprise d’activité (PRA)
  • Gestion du cycle de vie documentaire

La solution DocuWare dispose d'une double certification unique : coffre fort numérique certifié et protection des données personnelles.

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Comment fonctionne notre processus de numérisation ?

Notre méthode combine productivité, rigueur documentaire et technologies de capture de pointe.

Nous assurons un suivi complet de la chaîne de traitement, depuis la collecte de vos archives papier jusqu’à leur restitution numérique sécurisée.

Etape 1

Audit et collecte sécurisée

  • Audit documentaire : analyse de vos volumes, typologie et état de conservation
  • Collecte sur site : enlèvement sécurisé de vos archives avec bordereau de prise en charge et traçabilité complète
  • Tri et préparation : dépoussiérage, désagrafage, classement par lots homogènes
  • Conditionnement sécurisé : transport en contenants sécurisés jusqu'à la zone de numérisation site

Etape 2

Numérisation et contrôle qualité

  • Numérisation haute résolution : scan couleur/N&B selon nature du document et du paramétrage souhaité
  • OCR et reconnaissance de texte : extraction du contenu pour recherche plein texte
  • Contrôle qualité multi-niveaux : vérification lisibilité, complétude et conformité
  • Traitement d'image : redressement, nettoyage, optimisation des métadonnées

Etape 3

Indexation et intégration

  • Indexation intelligente : Indexation intelligente : structuration par mots-clés, dates, catégories métiers selon le scénario défini avec vous
  • Intégration GED ou application métier : Intégration GED ou application métier : alimentation des documents et index associés dans une solution GED ou solution client (serveur de fichiers, applications métier, etc.)
  • Classification automatique : classement selon votre plan de classement
  • Tests et validation : vérification de l'accessibilité et de la recherche

Etape 4

Restitution et destruction sécurisée

  • Restitution des originaux : si conservation physique souhaitée
  • Destruction sécurisée certifiée : broyage confidentiel avec certificat de destruction
  • Traçabilité complète : registre RGPD et certificat de fin de vie des documents
  • Bilan environnemental : rapport d'impact avec tonnage recyclé, CO2 évité et contribution à vos objectifs RSE

Pourquoi choisir Nexo pour la numérisation d’archives ?

Sécurité et conformité

Sécurité et conformité

  • Opérations réalisées en environnement sécurisé et contrôlé
  • Partenaires et infrastructures certifiés ISO 27001, conformité RGPD garantie
  • Traçabilité complète, accès restreint, confidentialité absolue
Expertise et flexibilité

Expertise et flexibilité

  • Petits volumes, ou fonds administratifs massifs : nous adaptons notre approche à votre typologie documentaire.
  • Intervention sur site ou en centre agréé, selon vos besoins.
Optimisation et accessibilité

Optimisation et accessibilité

  • Vos archives deviennent consultables en quelques clics.
  • Réduction du temps de recherche documentaire de 70 % en moyenne.
  • Accès multi-utilisateurs, sur tous supports (desktop, tablette, mobile).

Passez à la numérisation intelligente de vos archives

Gagnez en productivité, libérez de l’espace et sécurisez vos documents dès aujourd’hui.

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Vos questions sur la numérisation d’archives professionnelles

Quels types d’archives pouvez-vous numériser ?

Nous prenons en charge la numérisation de tous types d’archives professionnelles, quels que soient leur format et leur ancienneté.

Chaque projet débute par un audit documentaire afin d’adapter la méthode de numérisation, l’indexation et les règles de conservation à vos obligations réglementaires et à vos usages métier.

Comment garantissez-vous la confidentialité des documents numérisés ?

La confidentialité est au cœur de notre approche. Nos processus sont conçus pour protéger vos informations sensibles à chaque étape :

  • Chaîne de traçabilité complète (collecte, traitement, restitution)
  • Engagements de confidentialité contractuels
  • Possibilité de destruction sur site ou en centre sécurisé après numérisation

Vos documents ne sont jamais consultés en dehors du strict cadre opérationnel et restent sous contrôle permanent.

Les documents papier peuvent-ils être détruits après numérisation ?

Oui, sous réserve du respect des obligations légales. Après une numérisation conforme et contrôlée, les documents papier peuvent être détruits de manière sécurisée lorsque :

  • Les durées légales de conservation sont atteintes
  • Le document ne fait pas l’objet d’un litige ou d’un contentieux
  • La numérisation respecte les exigences de valeur probante (le cas échéant)

Nous proposons la destruction certifiée RGPD des originaux, avec remise d’un certificat de destruction opposable, garantissant la conformité en cas de contrôle ou d’audit.

Quelle est la qualité et la résolution de numérisation proposée ?

La résolution est adaptée à la nature et à l’usage du document :

  • 200 à 300 DPI : consultation courante et archivage administratif
  • 300 à 400 DPI : OCR fiable et indexation automatique
  • 600 DPI : documents techniques, plans, archives patrimoniales

Grâce à la numérisation intelligente (IDP DocuWare + IA), les documents sont automatiquement reconnus, classés et indexés, ce qui améliore considérablement la recherche et l’exploitation des informations

La numérisation a-t-elle une valeur légale et probante ?

Oui, à condition de respecter un cadre strict. Une numérisation peut avoir valeur probante si elle est réalisée selon les exigences réglementaires (notamment NF Z42-013) :

  • Processus de capture maîtrisé
  • Intégrité du document garantie
  • Traçabilité complète des opérations
  • Archivage sécurisé et pérenne

Nos solutions s’appuient sur DocuWare, reconnu pour sa conformité et sa fiabilité, afin de garantir l’opposabilité juridique des documents numérisés lorsque cela est requis.

Peut-on intégrer les fichiers numérisés à notre GED ou à nos outils existants ?

Oui. Les documents numérisés sont livrés dans des formats compatibles avec vos outils :

  • GED DocuWare
  • SharePoint / Microsoft 365
  • ERP et logiciels métiers (Sage, Cegid, etc.)
  • Serveurs internes ou environnements cloud

Les métadonnées sont structurées pour s’intégrer directement à vos processus métiers, sans ressaisie, afin de fluidifier vos flux documentaires et d’accélérer l’accès à l’information.

Combien de temps dure un projet de numérisation d’archives ?

La durée dépend du volume, du type de documents et du niveau d’indexation attendu.

À titre indicatif :

  • Petits volumes (quelques cartons) : quelques jours
  • Projets structurés (plusieurs milliers de documents) : quelques semaines
  • Archives volumineuses ou multi-sites : planning progressif et maîtrisé

Un planning précis est défini dès l’audit initial, avec des points de validation à chaque étape.