Dématérialisation des documents : sécurisez, organisez et optimisez vos données

Gestion et dématérialisation de documents RH

Protégez les données de vos collaborateurs, optimisez vos processus RH

La gestion des documents RH est au cœur de la conformité et de la performance des entreprises. Chaque collaborateur génère entre 20 et 50 documents par an : contrats, fiches de paie, évaluations, formations, arrêts maladie, attestations… Ces données, hautement sensibles (salaires, santé, parcours professionnel), imposent une vigilance maximale au regard du RGPD et du Code du travail.

Les processus papier ne suffisent plus : ils ralentissent les échanges, multiplient les risques de perte et exposent les entreprises à des sanctions lourdes.

Nexo accompagne les directions RH dans leur transition numérique sécurisée, en alliant destruction de documents confidentiels, dématérialisation, stockage certifié et automatisation intelligente des processus.

Une approche complète, conforme et durable, pensée pour replacer la fonction RH au centre de la stratégie humaine et non plus administrative.

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Gestion et dématérialisation de documents RH

Les enjeux des services RH en matière de gestion documentaire

Les départements RH sont aujourd’hui confrontés à un double impératif : protéger la donnée personnelle et fluidifier les processus administratifs. Les documents RH contiennent des informations classées données sensibles selon l’article 9 du RGPD (état de santé, origine, appartenance syndicale, opinions, etc.). Une fuite ou une conservation excessive peut coûter très cher : jusqu’à 20 M€ d’amende ou 4 % du chiffre d’affaires mondial.

Les principaux défis des directions RH :

Sécuriser les données salariés

Sécuriser les données salariés

  • Protéger les informations confidentielles contre les accès non autorisés.
Respecter les durées légales de conservation

Respecter les durées légales de conservation

  • Bulletins de paie, dossiers du personnel, CV… chaque type de document obéit à des règles précises.
Garantir la traçabilité des accès

Garantir la traçabilité des accès

  • Savoir qui a consulté, modifié ou détruit un document.
Réduire les coûts administratifs

Réduire les coûts administratifs

  • Le papier et le stockage physique représentent encore 30 à 40 % du temps RH
Améliorer l’expérience collaborateur

Améliorer l’expérience collaborateur

  • Donner aux salariés un accès simple, sécurisé et permanent à leurs documents
Infographie

Nos solutions de gestion documentaire pour services RH

Dématérialisation des documents RH

La dématérialisation des documents RH permet de convertir tous vos documents papier en données numériques accessibles et sécurisées.

Contrats de travail, avenants, dossiers salariés, attestations, arrêts maladie, bulletins de paie : tout est numérisé, indexé et classé dans une GED pour les ressources humaines conforme aux normes légales.

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Détail de notre solution

Détail de notre solution

Numérisation haute définition (OCR 99,8 %)

Classement automatisé par salarié, type document et date

Accès sécurisé selon profil utilisateur (DRH, managers, salariés)

Piste d’audit complète pour garantir la conformité RGPD

Bénéfices pour les RH

Bénéfices pour les RH

Gain de temps administratif (jusqu’à -70 %)

Réduction drastique du papier et des risques de perte

Réactivité accrue en cas de contrôle ou d’audit

Coffre-fort numérique RH

Chaque salarié accède désormais à ses documents dans un espace personnel sécurisé : le coffre-fort numérique RH. Conforme à la norme NF Z42-013, il garantit la valeur probante des documents archivés (bulletins de paie, attestations, certificats).

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Détail de notre solution

Détail de notre solution

Coffre-fort employeur : BDP, contrats, attestations, certificats de travail

Conservation longue durée avec intégrité et traçabilité

Conformité RGPD et gestion sécurisée des droits d'accès

Notifications automatiques

Bénéfices du coffre fort numérique

Bénéfices du coffre fort numérique

Transparence et confiance renforcées

Réduction des demandes administratives récurrentes

Sécurité totale des données (hébergement France/UE, chiffrement AES-256)

Automatisation des processus RH (DocuWare RH)

Nexo déploie la solution de gestion électronique des documents RH avec DocuWare pour automatiser et fluidifier l’ensemble des processus RH.

Chaque workflow est entièrement configurable et traçable.

Les circuits de validation remplacent les emails dispersés et les documents papier.

L’intégration est native avec les principaux SIRH (Cegid, Sage, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors).

Libérez le potentiel de votre patrimoine documentaire
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Notre solution GED

Notre solution GED

Onboarding digitalisé : Complétude de dossiers avant signature, Contrôle sur l’édition des contrats, signature électronique du contrat, Rappel avant fin de période d’essai, …

Gestion courante : Note de frais, Envoi de bulletins de paie, Validation et gestion des congés (payés et maladie), Traçabilité des comptes rendus d’entretiens annuels…

Recrutement : Gestion des CV, Archivage et récolte des documents d’identité, Traçabilité sur le processus de recrutement et compte rendu des entretiens, …

Bénéfices de l'automatisation

Bénéfices de l'automatisation

Gain de productivité : automatisation des tâches RH récurrentes

Réduction des erreurs de saisie

Meilleure expérience collaborateur et marque employeur moderne

Cas d’usage par taille d’organisation

TPE et PME

Leur défi

Leur défi

Les services RH disposent rarement d’un archiviste dédié.

Notre solution Nexo

Notre solution Nexo

Les solutions de coffre-fort RH et de destruction annuelle programmée permettent de centraliser les dossiers salariés, d’automatiser les tâches répétitives et d’assurer la conformité RGPD sans expertise technique.

ETI et Grandes entreprises

Notre approche

Notre approche

Pour les structures multi-sites, Nexo met en place une GED RH centralisée garantissant la cohérence des pratiques, la traçabilité et le reporting consolidé.

Le bénéfice métier

Le bénéfice métier

  • -40 % coûts de gestion documentaire
  • -60 % temps de recherche

Cabinets RH et recrutement

Notre solution Nexo

Notre solution Nexo

  • Intégration de règles de purge automatique des candidatures (2 ans max)
  • Chaque suppression est certifiée et opposable à la CNIL
Bénéfices pour les RH

Bénéfices pour les RH

  • Conformité RGPD
  • Sécurité du vivier candidats

Vos questions sur la gestion documentaire des ressources humaines

Quelle est la durée légale de conservation des documents RH ?

Puis-je détruire les dossiers salariés immédiatement après leur départ ?

Le coffre-fort numérique RH est-il obligatoire ?

Comment gérer les CV et données candidats conformément au RGPD ?

La signature électronique est-elle légale pour les documents RH ?

Comment sécuriser les données RH dans une GED ?