Dématérialisation des documents : sécurisez, organisez et optimisez vos données

Destruction et dématérialisation dossiers médicaux

Protégez le secret médical et optimisez vos flux documentaires

La destruction de dossiers médicaux n’est pas une simple étape de gestion : c’est un engagement éthique, réglementaire et de sécurité.

Les établissements de santé, hôpitaux, cliniques, laboratoires ou EHPAD, traitent chaque jour des volumes considérables de dossiers patients : comptes rendus, ordonnances, résultats d’examens ou consentements. Ces données, classées sensibles au sens du RGPD et du Code de la santé publique, doivent être conservées, puis éliminées, selon des procédures strictes.

Nexo accompagne les professionnels de santé à chaque étape de ce cycle : audit préalable à votre demande de destruction d'archives médicales, destruction des documents confidentiels (papier et numérique), dématérialisation dans une GED sécurisée à valeur probante.

Grâce à nos solutions et services conformes HDS, ISO 27001 et DIN 66399, vous garantissez la sécurité totale de vos données patients, assurez vos obligations réglementaires et optimisez vos processus métier

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Destruction et dématérialisation dossiers médicaux

Les enjeux réglementaires du secteur de la santé

Le code de la santé publique

Le code de la santé publique

(articles R1112-7 à R1112-9)

Définit les durées de conservation et les conditions de destruction des dossiers médicaux.

Le RGPD

Le RGPD

Impose la confidentialité, la sécurité et le droit à l’effacement des données de santé

Les contrôles de la CNIL

Les contrôles de la CNIL

Recommande la destruction sécurisée de tout support contenant des informations de santé

Art. 66-5 de la loi du 31 décembre 1971

Art. 66-5 de la loi du 31 décembre 1971

Obligation absolue de secret professionnel

Infographie

Défis pour les établissements de santé

  • Identifier les documents médicaux arrivés à échéance.
  • Garantir une destruction des papiers confidentiels (norme DIN 66399 P4 à P6).
  • Gain d’espace et diminution des coûts de stockage
  • Accès et partage sécurisé de l’information
  • Assurer une traçabilité complète et un certificat opposable.

Les risques d’une mauvaise gestion documentaire

  • Fuite de données patients = sanctions CNIL
  • Destruction non certifiée = perte de confiance et risques juridiques
  • Absence de traçabilité = non-conformité en audit ARS
  • Non-respect des durées = responsabilité pénale potentielle

Nos solutions pour les établissements de santé

Destruction sécurisée de dossiers médicaux papier

Chaque dossier patient, ordonnance ou compte rendu médical doit être traité comme une donnée hautement confidentielle. Nexo intervient directement sur site pour la destruction des données par camion broyeur papier ou en centre agréé, selon le niveau de sécurité requis.

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Notre solution de destruction par camion broyeur
Détails de la solution

Détails de la solution

Collecte sécurisée : conteneurs verrouillés mis à disposition et enlèvement planifié

Destruction immédiate sur site (camion broyeur) ou différée en centre agréé

Certificat de destruction conforme RGPD avec détail des volumes détruits

Certificat de recyclage : bilan environnemental avec tonnage valorisé

Bénéfices pour le secteur de la santé

Bénéfices pour le secteur de la santé

Respect du secret médical et conformité réglementaire (CSP, RGPD)

Traçabilité opposable pour audits HAS et contrôles ARS

Sécurité juridique et protection de la réputation de l'établissement

Libération d'espace et simplification de la gestion des archives

Contribution aux objectifs RSE avec bilan environnemental

Destruction certifiée de supports numériques et équipements médicaux

Serveurs, disques durs, clés USB, supports d’imagerie médicale stations de travail contiennent des données de santé hautement sensibles nécessitant une destruction certifiée RGPD.

Nexo garantit l'irrécupérabilité totale des données avec destruction physique conforme aux normes DIN 66399 (niveaux H4/ H5) et traçabilité nominative par numéro de série.

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Notre solution de destruction de disque dur
Détails de la solution

Détails de la solution

Audit préalable : inventaire des supports et analyse des niveaux de confidentialité

Collecte sécurisée : enlèvement sur site avec conteneurs verrouillés

Effacement logiciel (optionnel) : formatage sécurisé avant destruction physique

Destruction des disques durs certifiée : broyage selon norme DIN 66399

Traçabilité nominative avec relevé des numéros de série (sur demande)

Certificat de destruction conforme RGPD avec liste exhaustive des supports détruits

Certificat de recyclage : bilan environnemental

Bénéfices pour le secteur médical

Bénéfices pour le secteur médical

Protection conforme RGPD des données de santé

Traçabilité opposable pour audits CNIL, ARS et certifications HAS

Sécurité juridique et protection contre les violations de données

Intervention flexible : destruction sur site ou en centre agréé

Contribution RSE avec valorisation DEEE et bilan environnemental

Numérisation des dossiers patients

La dématérialisation des dossiers médicaux répond à un triple enjeu : accessibilité immédiate pour la continuité des soins, respect du secret médical et conformité aux durées de conservation réglementaires.

Nexo accompagne hôpitaux, cliniques, EHPAD et laboratoires dans la numérisation et l'archivage sécurisé de leurs dossiers patients : comptes rendus, résultats d'examens, imageries, courriers médicaux et documents administratifs.

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Notre solution de numérisation d'archives et de documents papiers
Détails de la solution

Détails de la solution

Collecte sécurisée sur site : bordereau de prise en charge et traçabilité nominative

Numérisation haute résolution : scan adapté à chaque type de document (couleur, N&B, formats spéciaux)

OCR : reconnaissance intelligente de texte pour recherche plein texte

Indexation conforme : structuration selon le plan de classement défini

Archivage sécurisé certifié : stockage sur la solution DocuWare certifiée HDS (Hébergeur de Données de Santé)

Gestion automatique des durées de conservation réglementaires

Restitution ou destruction : retour des originaux ou destruction certifiée selon protocole défini

Bénéfices pour les acteurs de la santé

Bénéfices pour les acteurs de la santé

Centralisation des données des patients

Préparation à la dématérialisation totale du dossier patient.

Conformité au Code de la santé publique et au référentiel CNIL.

GED pour établissements de santé (DocuWare HDS)

Au-delà de la numérisation, la gestion électronique des documents transforme la pratique quotidienne des soins : accès instantané aux dossiers, workflows de validation sécurisés et traçabilité complète.

Nexo déploie la solution de gestion électronique des documents DocuWare HDS (Hébergeur de Données de Santé). Notre GED est certifiée coffre-fort numérique, pour une gestion 100% conforme et sécurisée de votre patrimoine documentaire.

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Notre solution GED
Détails de la solution

Détails de la solution

Centralisation sécurisée du patrimoine documentaire médical

Accès instantané : recherche multicritères en quelques secondes

Workflows automatisés : circuits de validation pour prescriptions, résultats d'examens, comptes rendus médicaux

Partage sécurisé inter-services

Coffre-fort numérique certifié NF 203 pour archivage à valeur probante

Gestion fine des droits : accès différenciés selon profils et services

Traçabilité intégrale : historique des consultations, modifications et partages conforme RGPD

Bénéfices métier

Bénéfices métier

Amélioration de la prise en charge avec accès instantané aux dossiers patients

Gain de temps médical significatif et réduction des erreurs de parcours

Conformité avec archivage à valeur probante

Workflows automatisés pour prescriptions, validations et partages inter-services

Traçabilité complète pour audits et sécurité juridique

Libération d'espace et réduction des coûts d'archivage physique

Traitement DEEE informatiques en fin de vie

Les hôpitaux et laboratoires utilisent aujourd’hui un parc IT très développé : serveurs, PC médicaux, imprimantes d’étiquettes, bornes d’accueil ou terminaux de saisie patient.

Les DEEE professionnels sont soumis à une double obligation : destruction certifiée des données (RGPD) et valorisation des matériaux (réglementation DEEE professionnels).

Nexo propose un service complet de gestion de fin de vie des équipements IT intégrant sécurisation des données, destruction certifiée, démantèlement et valorisation par filières agréées ADEME.

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Notre solution de recyclage de matériel informatique
Processus de traitement

Processus de traitement

Audit et planification : inventaire du parc IT en fin de vie avec identification des niveaux de confidentialité.

Collecte sécurisée sur site : enlèvement coordonné dans vos services.

Extraction et destruction certifiée des disques durs et supports contenant de la donnée

Certificat de destruction RGPD avec traçabilité nominative.

Démantèlement, Recyclage du matériel informatique : tri par type de matériaux (plastiques, métaux précieux, circuits électroniques).

Valorisation maximale : recyclage via filières agréées ADEME (taux jusqu'à 95%)

Certificat de recyclage : bilan environnemental

Bénéfices pour les établissements de santé

Bénéfices pour les établissements de santé

Réduction de l’empreinte carbone et conformité RSE.

Gestion simplifiée du parc IT en fin de vie.

Reporting environnemental intégré (tonnages, taux de valorisation, CO₂ évité).

Image écoresponsable valorisée lors des audits ou certifications HQE de votre établissement

Cas d’usage par types d’organisations concernées

Hôpitaux et cliniques

Leurs défis

Volumes massifs

Multi-services

Besoins

Destruction de dossiers médicaux arrivés à échéance

Respect du Code de la santé publique et du RGPD

Améliorer la productivité et l’accès à l’information des patients

Solution Nexo

Destruction régulière et GED centralisée

Cabinets médicaux et dentaires, laboratoires d’analyses

Leurs défis

PME médicales

Contraintes d’espace

Besoins

Tri et élimination sécurisée dossiers patients inactifs

Libérer l’espace et le coût de stockage

Solution Nexo

Destruction ponctuelle et conversion numérique des dossiers patients

EHPAD et établissements médico-sociaux

Leurs défis

Dossiers résidents

Données sociales multi-établissements

Besoins

Destruction conforme des dossiers de résidents et des documents administratifs confidentiels

Uniformiser les processus métiers dans la gestion des dossiers résidents

Solution Nexo

Destruction certifiée et GED sécurisée et centralisée

Vos questions sur la gestion documentaire et données de santé

Qu’est-ce qu’une donnée de santé au sens du RGPD ?

Quelle est la durée de conservation des dossiers médicaux ?

La destruction de dossiers médicaux doit-elle être certifiée ?

Peut-on détruire les dossiers médicaux sur site (hôpital, clinique, cabinet) ?

La numérisation des dossiers médicaux a-t-elle une valeur légale ?

Peut-on externaliser la gestion documentaire santé sans risque ?