Dématérialisation des documents : sécurisez, organisez et optimisez vos données

Destruction sécurisée d’archives pour le secteur public

La destruction sécurisée et conforme des archives du secteur public

Les administrations publiques accumulent chaque année d’importants volumes de documents administratifs, souvent confidentiels ou à caractères personnel. L’enjeu est de garantir la destruction de documents confidentiels conforme aux règles des Archives de France et protéger les données personnelles (citoyens, agents, entreprises).

Nexo propose un service de destruction d’archives publiques sécurisée, certifiée et conforme à la réglementation, avec traçabilité intégrale. Nous procédons à la valorisation environnementale de vos archives détruites.

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Destruction sécurisée d’archives pour le secteur public

Les enjeux du secteur public en matière de gestion et destruction d’archives

Les collectivités et administrations génèrent un volume massif de documents papier : registres, dossiers du personnel, actes administratifs, documents comptables, etc. La conservation et la destruction de papiers confidentiels notamment des archives sont strictement encadrées par la Direction des Archives de France.

Obligation de transparence (loi CADA)

Obligation de transparence (loi CADA)

Protection des données citoyens (RGPD)

Protection des données citoyens (RGPD)

Archivage patrimonial vs archivage courant

Archivage patrimonial vs archivage courant

Réduction des coûts de stockage

Réduction des coûts de stockage

Modernisation accueil citoyen (services en ligne) et gestion des demandes citoyens

Modernisation accueil citoyen (services en ligne) et gestion des demandes citoyens

Infographie

Réglementations clés de l'administration publique

  • Application du Code du patrimoine (articles L211-1 à L214-6)
  • Destruction soumise à autorisation de l’administration des Archives (visa d’élimination).
  • Conformité avec le RGPD pour les données personnelles et la loi Informatique et Libertés.

Défis

  • Identifier les documents éliminables et ceux à conserver.
  • Assurer une destruction physique et numérique sécurisée.
  • Garantir la traçabilité et la conformité réglementaire

Nos solutions pour administrations et organismes publics

Destruction sécurisée d'archives papier

La destruction sécurisée des archives papier concerne de nombreux types de documents administratifs, tels que les dossiers citoyens (état civil, urbanisme, élections), les documents de ressources humaines des agents publics, les marchés publics, les délibérations ainsi que les correspondances administratives. Cette opération est réalisée dans le strict respect du Code du patrimoine et des durées légales de conservation en vigueur. À l’issue du processus, un certificat de destruction des données est systématiquement délivré afin de répondre aux exigences de contrôle, notamment celles de la Chambre régionale des comptes. Une traçabilité complète est garantie grâce à l’établissement de procès-verbaux et de bordereaux assurant le suivi de chaque étape de la destruction.

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Découvrez notre solution de destruction de support papier
Détails

Détails

  • Collecte sur site via camion sécurisé.
  • Destruction immédiate par camion broyeur papier ou en centre agréé.
  • Fourniture d’un certificat de destruction et traçabilité complète.
  • Fourniture d'un bilan environnemental
Bénéfices métier

Bénéfices métier

  • Conformité avec les autorisations d’élimination
  • Protection des données sensibles et citoyennes
  • Allègement des locaux et réduction des coûts de stockage.

Destruction sécurisée de données numériques

La destruction des disques durs et des données numériques est un enjeu majeur pour les collectivités et les organismes publics, confrontés à la gestion de volumes croissants d’informations sensibles. Elle vise à garantir la confidentialité des données, à prévenir tout risque de fuite ou d’exploitation frauduleuse et à assurer la conformité aux obligations réglementaires, notamment en matière de protection des données personnelles.

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Notre solution de destruction de disques durs sécurisée
Détails

Détails

  • Destruction données sensibles et destruction physique des supports numériques et disques durs par broyage
  • PV certificat de destruction
  • Bilan environnemental
Bénéfices métier

Bénéfices métier

  • Impact environnemental positif
  • Conformité RGPD et sécurité des données sensibles.
  • Réduction des risques de fuite d’informations

Recyclage matériel informatique (DEEE)

Le recyclage du matériel informatique en fin de vie s’inscrit dans une démarche responsable et durable de gestion de fin de vie des équipements IT des collectivités. Ordinateurs, serveurs et périphériques issus des écoles, mairies ou services administratifs sont pris en charge dans le respect des filières agréées, afin de favoriser l’économie circulaire publique. Cette approche permet aux collectivités de maîtriser leur impact environnemental tout en disposant d’indicateurs fiables pour alimenter leur reporting RSE.

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Recyclage de matériel informatique professionnel
Détails

Détails

  • Gestion de votre parc informatique en fin de vie : écoles, mairies, services
  • Recyclage responsable (économie circulaire publique)
  • Reporting RSE pour bilans collectivité
Bénéfices métier

Bénéfices métier

  • Réduction des coûts de stockage
  • Impact environnemental positif
  • Proposition de valeur unique : Destruction + Recyclage

Cas d’usage par types d’organisations publiques

Collectivités territoriales (mairies, intercommunalités)

Leur défi

Leur défi

Gestion de volumes importants d’archives historiques et courantes (archives administratives et comptables, registres d’état civil, délibérations), souvent stockées sur de longues durées et occupant des espaces importants.

Besoin

Besoin

Mise en place d’un tri méthodique des documents et d’une destruction réglementée des archives arrivées à échéance, dans le respect des obligations légales.

Notre solution Nexo

Notre solution Nexo

Destruction sécurisée des archives courantes échues, avec traçabilité des opérations et remise des certificats de destruction.

Les bénéfices métier

Les bénéfices métier

Libération d’espace dans les locaux, réduction des coûts de stockage et meilleure maîtrise des obligations réglementaires.

Établissements publics (hôpitaux, universités, établissement scolaires et organismes sociaux)

Leur défi

Leur défi

Contraintes réglementaires spécifiques liées aux secteurs médical, éducatif et social, combinées à des volumes importants de documents papier et de données sensibles (dossiers médicaux, scolaires et RH).

Besoin

Besoin

Garantir une gestion sécurisée des documents en fin de cycle de vie, tout en respectant les exigences de confidentialité et de conformité réglementaire.

Notre solution Nexo

Notre solution Nexo

Destruction sécurisée et certifiée des archives papier et des données numériques, adaptée aux obligations propres à chaque établissement.

Les bénéfices pour le secteur public

Les bénéfices pour le secteur public

Réduction des risques liés à la confidentialité, conformité réglementaire renforcée et optimisation de la gestion documentaire.

Vos questions sur la gestion et destruction des archives du secteur public

Quels types d’archives publiques peuvent être détruits légalement ?

La numérisation a-t-elle valeur probante pour les documents administratifs ?

Comment garantir la confidentialité des données des citoyens et des usagers ?

Fournissez-vous un certificat de destruction conforme aux exigences du secteur public ?

Que deviennent les documents papier après leur destruction ?

Peut-on combiner tri, destruction et dématérialisation des archives ?

Peut-on mettre des documents numérisés à disposition des citoyens en ligne ?